Man kann nicht beides haben – Home-Office und einen persönlichen Arbeitsplatz im Büro: Diese Ansicht vertreten immer mehr Unternehmen. Der verwaiste Schreibtisch ist während der Home-Office-Tage ungenutzte Fläche. Desk Sharing, also gemeinschaftlich genutzte Arbeitsplätze, stehen immer häufiger an der Tagesordnung – der persönliche Schreibtisch ist vielerorts Geschichte. Was sich zunächst simpel anhört bedarf in der Praxis einiges an organisatorischem Aufwand, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Unterstützung bieten Software-Lösungen für gemeinsam genutzte Arbeitsplätze.

Desk Booking.

Wo kann der jeweilige Mitarbeiter an den Office-Tagen temporär sein Zelt aufschlagen? Hier kommen Desk-Booking-Systeme ins Spiel. Elektronische Helfer wie der Kleeo Desk Manager werden einfach am Schreibtisch montiert – die Software im Hintergrund zeigt dann direkt am Tisch an, ob und wann der Platz besetzt ist, und wer ihn gebucht hat. Auch App-Lösungen sind schon zu finden: deskbird bietet beispielsweise eine unkomplizierte Plattform für schnelles Desk-Booking an. In Echtzeit lassen sich alle verfügbaren Arbeitsplätze anzeigen und mit nur zwei Klicks buchen. Außerdem können sich Mitarbeiter informieren, wann welche Kollegen im Büro sind – das erleichtert die Planung physischer Meetings. Mit der Desk Sharing App FlexWhere lassen sich nicht nur Arbeitsplätze buchen: Die App hilft auch nach verschiedenen Kriterien wie der technischen Ausstattung der Schreibtische zu filtern. Für Büro- und Gebäude-Manager steht bei FlexWhere außerdem die Funktion der Statistiken zur Verfügung, um die Nutzung und Auslastung der einzelnen Besprechungsräume zu optimieren.

Smarte Integration.

Besonders sinnvoll ist die Einbindung der Desk-Sharing-Software in bereits genutzte Programme wie Microsoft Teams oder Outlook. Viele Anbieter, wie beispielsweise anny, haben diesen Service bereits aufgenommen. Somit ist das Einschulen ins Programm einfacher, denn die Nutzung läuft über vertraute Tools. Auch die persönliche Terminplanung und das Buchen von Meetingräumen sind in vielen Fällen Bestandteil dieser Software-Lösungen und lassen sich mit bestehenden Kalendern synchronisieren. Organisatorische Richtlinien sind eine wichtige Grundvoraussetzung: Nur wenn die Software immer und richtig verwendet wird, ist ein reibungsloser Ablauf im Desk Sharing gewährleistet.

Hardware für Shared Desks.

Neben der richtigen Software gibt es auch unterschiedliche Hardware-Lösungen für unkompliziertes Arbeiten an Shared Desks. Eine Möglichkeit ist Plug and Play: Die Nutzer haben ihre persönlichen Notebooks dabei und verbinden sich mittels USB-C-Kabel an der Docking Station, welche idealerweise in einen externen Monitor integriert ist.

Eine weitere Option sind fixe Stand-PCs mit Shared-Zugängen. Das bedeutet konkret, dass sich der Nutzer mit seinen persönlichen Zugangsdaten anmeldet und direkt auf den eigenen Desktop mit allen Daten zugreifen kann. Diese Methode bietet sich auch in Meeting-Räumen an. Inhalte wie Präsentationen oder Dokumente werden über die Cloud zur Verfügung gestellt, ohne den eigenen PC verbinden zu müssen.

Neben allen technischen Details sind am Ende des Tages beim Desk Sharing auch banale Regeln wie das Etablieren einer Clean Desk Policy wichtig. Schließlich ist man nicht mehr allein für den Arbeitsplatz verantwortlich – also Platz frei für den nächsten Desk Sharer!