Wie viel Technik brauchen Büros? Welche Anforderungen gibt es für moderne Arbeitsstätten? Und wird die Technologie irgendwann unsere Arbeit übernehmen? Horst Steinbacher ist CEO von officeMEDIA und bietet mit seinem Unternehmen digitale Bürokonzepte an. Er gibt Antworten zur digitalen Zukunft  des Büros.

Wie sieht ein modernes digitales Bürokonzept aus?

Es braucht in jedem Fall einen gesamtheitlichen – wie wir sagen holistischen – Blick. Dafür müssen sich alle Experten zu den Themen Human, Space & Technology an einen Tisch setzen. Heute wollen Unternehmen die Arbeits- und Besprechungs- sowie Sozial- und Teamräume an die Mitarbeiter anpassen, und nicht umgekehrt. Wir nennen das People Centric Design. Ein Problem, das sich dabei ergibt, ist, dass viele Unternehmen immer noch in den vergangenen, sehr hierarchischen oder ausschließlich prozessorientierten Strukturen denken. Das behindert enorm und verhindert, dass sich das volle Potential entfalten kann. Zudem verstärkt sich der gesellschaftliche Wandel mit den zukünftigen Generationen. Daher empfehlen wir, sich im Rahmen einer User Journey Map die gesamte Organisation anzusehen und alles offen und auf Augenhöhe zu diskutieren. Unterstützend werden dabei agile und kreative Prozess- & Collaboration-Tools, wie zum Beispiel Miro.com, eingesetzt. Erst am Ende dieser Workspace-Strategie kommt dann die Technik! Bevor wir nicht herausfinden, was die Mitarbeiter, Kunden und Partner brauchen, können wir von officeMEDIA keine passgenaue digitale Umgebung bauen.

Wie wirkt sich vermehrtes Remote Working auf die Bürokonzeption aus?

Die Pandemie hat die Unternehmen dazu gezwungen, remote zu arbeiten. Für uns war die Entwicklung des Remote Working jedoch bereits im Vorfeld abzusehen und es hat sich mittlerweile ja auch in der Arbeitswelt etabliert. Insgesamt sehen wir, dass die Ausstattung zukünftiger Activity-based-Zonen noch qualitativ hochwertiger sein wird. Standardarbeitsplätze, also ein fixer Schreibtisch pro Mitarbeiter, werden stark reduziert. Die Zonen im Büro bieten mehr Wahlmöglichkeiten und Flexibilität, während sich die Gesamtfläche reduziert. Stark im Trend liegen Kommunikationsflächen wie Team- oder Meetingräume, Kreativräume, Räume und Orte für sozialen Austausch und Veranstaltungszonen im Büro.

Welche digitale Ausstattung braucht es im Home-Office?

Es braucht dieselben technischen und ergonomischen Bedingungen wie im hybriden Office und die Unterstützung der hauseigenen IT-Services. Die IT-Abteilungen unserer Kunden haben bereits den Helpdesk in Fragen der Kommunikationstechnik am Arbeitsplatz auf das Home-Office ihrer Mitarbeiter erweitert. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter exakt dieselben Servicebedingungen für Notebook, Videokonferenz und Co. auch bei der Heimarbeit vorfindet. Bei der Ausstattung wird es etwas komplexer. Wir gehen davon aus, dass 2022 mehr als 80 Prozent aller Office Worker ein Notebook für Arbeit und Kommunikation nutzen werden. Schwieriger wird es bei der Auswahl geeigneter Tools für Videokonferenzen oder Collaboration. Hier ist das Angebot umfangreich, aber nur wenige Tools sind auch langzeittauglich. Wir empfehlen unter anderem den globalen Marktführer poly.com in Verbindung mit MS-Teams-Anwendungen. Apropos Microsoft Teams: Da über 90 Prozent der heimischen Unternehmen Microsoft als Office-Lösung nutzen, ist es naheliegend, dass auch das Videokonferenz- oder Collaboration-Tool von poly.com eng vernetzt und medienbruchfrei mit MS-Teams-Applikationen zusammenarbeitet.Dazu haben sich Microsoft und poly. com zu einer Allianz zusammengeschlossen, die den Datenaustausch perfekt und harmonisch abbildet. Easy to use.

Welche digitalen Entwicklungen stehen Büros zukünftig bevor?

Künstliche Intelligenz (KI), Augmented Reality (AR) und die virtuelle Abbildung (VR) ganzer Büro-, Konferenz- und Meeting-Räume, zusammen mit einer hohen digitalen Erlebnis Erwartung der neuen Mitarbeiter- Generationen, prägen die rasant fortschreitende Entwicklung der Technologie am Arbeitsplatz. Wer sich nicht mit hybriden Arbeitsformen in Symbiose mit attraktiven digital-collaborativen Technologien beschäftigt, wird es als Unternehmen verdammt schwer haben, in Zukunft überhaupt Interesse bei den potentiellen Mitarbeitern zu wecken. Die optimale digitale Umgebung wird zum absoluten Game Changer. Roboter werden unsere Arbeit zwar nicht ersetzen aber intelligente Technologien

sind heute bereits in der Lage, uns teils lästige Routinen abzunehmen und uns zu assistieren. Das finden wir von officeMEDIA ziemlich cool. Daher testen wir derartige Helferlein auch in unseren eigenen Arbeitsumgebungen in Wien und München, um daraus für unsere Kunden wertvolle Hinweise zu erhalten.

Stellen Sie sich abschließend folgendes vor: Marie aus der Generation Y arbeitet in einem modernen Büro-Campus. Über ihre MS-Teams-App ist sie mit ihren Kollegen weltweit verbunden und kann ortsunabhängig arbeiten. Heute kann sie erst später zu ihren Kollegen ins Meeting kommen. Daher nimmt sie schon am Weg zur Arbeit an der Besprechung via MS Teams teil. Erreicht Marie schließlich den Campus, sorgt die Software für einen nahtlosen Übergang in das physische Meeting.

Horst Steinbacher ist CEO von officeMEDIA in Wien und München. Er ist Innovation Driver und Scientist, wenn es um Technologien in einer zunehmend hybriden Arbeits- und Lernwelt geht. officeMEDIA ist als Beratungs- und Planungsunternehmen bei Mittelstand und ATX Unternehmen bestens vertreten. www.officemedia.at.