Seit vielen Jahren schon propagieren Organisationsberater die Remote-Kommunikation via Video- Conferencing. Unbestritten sind die Vorteile – sowohl was die Zeit- und Kostenersparnis durch die Verringerung der Reisetätigkeit angeht als auch den Umweltschutz: So verursachen bereits zwei Flüge von Wien nach London mehr CO2 als eine komplette Konferenzraum-Ausstattung über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Dennoch musste erst eine Pandemie ins Land ziehen, um das Thema Remote Meeting aus dem Dornröschenschlaf zu wecken und schlagartig ins Rampenlicht zu rücken. Apropos Rampenlicht: Nicht jeder ist sich bewusst, dass für seinen Online-Auftritt genauso bestimme Qualitätskriterien gelten wie bei physischen Face-to-Face-Gesprächen. Nachfolgend finden Sie einige Empfehlungen, wie Sie auch bei Videogesprächen eine gute Figur machen.

Moderne Collaboration-Technik als Grundvoraussetzung.

Peinlich, wenn im Online-Verkaufsgespräch das Bild ruckelt, der Ton aussetzt oder das Meeting überhaupt erst nach 15-minütiger Verspätung beginnt, weil die Einwahl nicht funktioniert. Das muss aber nicht sein, denn die Technologie-Firmen haben in den vergangenen Jahren und Monaten in puncto Conferencing Hard- & Software sehr gute Arbeit geleistet. Sie bieten mittlerweile ausgereifte, einfach zu handhabende Produkte mit hoher Video- und Audioqualität an. Die Preise sind speziell im professionellen Bereich deutlich niedriger als noch vor zehn Jahren. Bleibt noch das Thema der Internet-Verbindung: Stabile Leitungen und ausreichend Bandbreite sind Grundvoraussetzung für qualitative Online-Gespräche. Wie hoch die Übertragungsrate sein soll, lässt sich nicht verallgemeinern, weil sie stark von der Art der Arbeit und den Anwendungen abhängt. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, lässt sich von seinem Provider die höchste – dann allerdings teuerste – Bandbreite garantieren.

Positive Grundstimmung durch gestalterischen Rahmen.

Der erste Eindruck zählt – auch online: Dieser erste Eindruck beginnt zunächst mal bei einem selbst, denn mehr als 50 Prozent der Kommunikation finden nonverbal statt. Wenn Sie zum Beispiel Ihr Videomeeting aus dem  Home-Office im Pyjama bestreiten, mag das vielleicht bei der Teambesprechung mit Kollegen gut ankommen (oder auch nicht). Bei formelleren Meetings sollte man auf adäquate Kleidung achten. Das Outfit hat ebenso wie die Gestaltung der Hintergründe einen erheblichen Einfluss auf die visuelle Stimmung und die Übertragungsqualität. Starke Kontraste – wie ein schwarzes Kleidungsoberteil vor weißem Hintergrund – sind zu vermeiden. Stattdessen sollten freundliche, nicht zu kräftige Flächenfarben verwendet werden. Der Hintergrund kann dabei leicht strukturiert gestaltet sein. Auch der eine oder andere kreative Akzent – wie Bilder oder Image-Visuals – sorgt für erhöhte Aufmerksamkeit und dient oft als Eisbrecher für das Gespräch. Insgesamt sollte aber ein möglichst ruhiger Raumeindruck entstehen. Das gilt auch für Möbel im Sichtbereich, wie Tisch- oder Stauraumoberflächen.

Das richtige Raumsetting bei hybriden Meetings.

Bei  hybriden Konferenzen in Meetingräumen mit physisch anwesenden und virtuellen Teilnehmern ist die Anordnung der Tisch-Konfiguration so zu wählen, dass die Face-to-Face-Kommunikation zwischen den Gesprächspartnern visuell unterstützt wird. Einfach formuliert: Dass alle Teilnehmer gut im Bild sichtbar sind. Dies gilt sowohl für kleinere als auch größere Gruppenräume. Auch wenn sich moderne Conferencing-Kameras nach der Sprecherquelle ausrichten lassen, sollte das ständige Schwenken der Kamera vermieden werden, da es häufig als störend empfunden wird und auch die Bildqualität beeinträchtigen kann. Für die Aufstellung bedeutet das: Zu breite Tischanordnungen vermeiden und bei langen Konfigurationen beziehungsweise größeren Räumen weitere Mikros platzieren. Und last, but not least: Die Kamera nicht direkt auf helle Lichtquellen und Fenster richten.

Typische, aber nicht idealtypische Aufstellung in einem Meetingraum für hybride Kommunikation: Der Abstand des ersten (genutzten) Stuhles zur Kamera sollte zwei bis drei Meter betragen, damit die Kamera nicht schwenken muss. Die Raumkamera sollte auf einer Höhe von ca. 120 bis 140 Zentimetern – am besten unterhalb des Displays – positioniert sein, um ein Gespräch auf Augenhöhe zu ermöglichen.