Viele Unternehmen bieten freie Arbeitsplatzwahl in Form von Desk Sharing an. Damit brauchen einzelne Mitarbeiter keinen fixen Arbeitsplatz mehr, dafür klare Benutzerrichtlinien auch Clean Desk Policy genannt.

Diese sogenannte Clean Desk Policy wird in den Dienstverträgen festgehalten und gilt für alle Mitarbeiter und Projektgruppen – einschließlich der Führungsetage. Für Letztere können Ausnahmeregelungen eingeführt werden, wenn es die räumlichen Gegebenheiten zulassen.

Einfluss der Clean Desk Policy auf die Arbeitsroutine.

Eine Clean Desk Policy wird von Unternehmen eingeführt, die mit sensiblen Daten arbeiten, Desk Sharing anbieten oder Kundenkontakt pflegen. Um sensible Daten zu schützen, müssen Unterlagen – elektronisch oder auf Papier – weggeschlossen werden. Je nach Unternehmensbranche sind das Rechnungen, Kundendaten oder Entwicklungspläne.

Beim Desk Sharing wird der Arbeitsplatz geteilt und sollte in einem sauberen Zustand zurückgelassen werden. Die Arbeitsmotivation sinkt in dem Moment, wo schmutzige Kaffeetassen weggeräumt werden müssen. Bei regelmäßigem Kundenkontakt stehen die Professionalität und Neutralität an erster Stelle. Externen Personen soll ein unvoreingenommener und ordentlicher Eindruck geboten werden.

Gähnende Leere vs. ansprechende Gestaltung.

Inwieweit Firmen die Clean Desk Policy ausformulieren, hängt von der Branche und den persönlichen Erfahrungen ab. Manche Unternehmen bestehen auf einer sauberen Arbeitsumgebung. Dafür müssen aber auch die idealen Raumbedingungen geschaffen werden.

Ein anregender und schöner Arbeitsplatz ist die Basis, damit Mitarbeiter einer Benutzerrichtlinie positiv gegenüberstehen. Da es sich um eine vertragliche Vereinbarung handelt, sind die Konsequenzen vorher abzustimmen. Eine Verwarnung für eine stehengelassene Kaffeetasse klingt leicht übertrieben, während sie für das Vergessen von vertraulichen Datenblättern durchaus angemessen sein kann. Wo es Konsequenzen gibt, sollte es auch Belohnungen geben. Kleine Prämien, wie gratis Kaffee oder Gutscheine können die Motivation zur Ordnung stärken.

Kreative Ordnung statt kreatives Chaos.

Für viele Arbeitnehmer ist Kreativität ein Thema, das sich schwer mit einer Clean Desk Policy vereinbaren lässt. Arbeitgeber sollten diesem Streitpunkt entgegenwirken und räumliche Ausweichmöglichkeiten für kreatives Arbeiten schaffen. Activity Based Working ist das Gebot der Stunde. Die Arbeitgeber sollten allerdings nicht zu streng sein. Immerhin nimmt die Arbeitszeit für viele Menschen den Großteil der Woche ein. Mitarbeiter finden Wege, ihrer Identität Ausdruck zu verleihen. Bei dem einen ist es ein Sticker der Lieblingsband auf dem Laptop, bei dem anderen ein Familienfoto als Desktophintergrund. Es empfiehlt sich, einen Rahmen für Persönliches zu schaffen. Denn die Individualität jedes einzelnen Mitarbeiters stärkt das ganze Team und somit auch den Unternehmenserfolg.

Motto: Clean Desk Policy

PLAN: Bevor Sie mit Ihrer Arbeit beginnen, planen Sie Ihren Tag und holen nur jene Utensilien an Ihren Tisch, die sie auch wirklich brauchen werden.

PROTECT: Schützen Sie Ihre Unterlagen. Legen Sie diese in physischen oder digitalen Ordnern ab. Nicht vergessen: Schützen Sie Ihre elektronischen Geräte mit Kennworten oder biometrischen Funktionen.

PICK: Am Ende des Tages schließen Sie Ihre Unterlagen und Ihren Firmenlaptop ein und hinterlassen einen leeren Schreibtisch.